複数のチャットツールをまとめて使う（チャットツールの一元管理）

最近は、企業でのコミュニケーションを取る方法として、メールでのやりとり以外にチャットでのコミュニケーションが増えています。

社外とのコミュニケーションを取る方法にもチャットを導入している場合が多いです。

チャットツールの一元管理

チャットツールはたくさんある

チャットができるツールはたくさんあります。有名なところでは、Slack、チャットワーク、Skype、LINEです。ツールがたくさんあるため、相手によって使っているものが違うことも多いです。

下でチャットツールのデメリットに書きましたが、チャットツールはたくさんあるため、取引相手によって使い分けていると、たくさんのチャットツールを導入することになってしまいます。

こうなると、どのチャットツールを利用しているのか管理したり、すべてのチャットツールを開いて作業するなど効率が悪くなります。

デメリットを補う

そんな時に便利なのが、複数のサービスを一元管理できるアプリです。

一つのツールを起動しておくだけで、複数のチャットなどのアプリをひとつのアプリで管理できてしまいます。対応しているアプリケーションの数が多く、普段使っているアプリも含まれている可能性があります。

ツールはいろいろあります。下の参考にリンクを書いてあります。

チャットツールのメリット・デメリット

すでにチャットツールを利用していると思うので、チャットツールのメリット・デメリットをあえて書く必要はないと思いますが、導入を悩んでいて迷い込んだ方のために簡単に書いておきます。

チャットツールのメリット

ひとことで表すと、メールよりも手軽なのがメリットです。

内容の修正が手軽

メールは一度送信してしまうと、内容を修正する事ができません。内容を訂正するためには、再度メールを作成し送信する必要があります。

しかし、多くのチャットツールの場合には、送信した後でもテキストの修正をする事が可能です。

書き出しが手軽

メールの場合、書き出しに「お世話になっております。」などの定型文を入れるのが一般的です。

チャットでは、この定型文を入れることがないため、すぐに返信をすることができ、メッセージへの返信の対応にかかる時間が少なくてすみます。

スマートフォンにも対応

スマートフォン（以下スマホ）のアプリも充実しているため、スマホでのメッセージの作成や返信が手軽にできます。そのため、隙間時間に返信したりすることもでき、時間を有効活用できます。

移動中であれば、スマホですぐに返信ができますし、PCでも短文ですのでサクっと返信する事ができます。これまでのメールと比較すると気を使う要素が圧倒的に減ります。

チャットツールのデメリット

デメリットは、手軽にメッセージできる裏返しです。

メッセージ量が多くなる

手軽にメッセージを送信できるため、メッセージの量が多くなります。

結果として無駄な内容や業務に関係ない内容のメッセージが増えてしまう可能性があります。

投稿が流れてしまう

チャットの場合、過去の投稿内容はどんどん流れていってしまいます。
重要な情報がある場合には、別にメモをしたり、ピン止めなどの保護機能を利用しておかないと見逃してしまうことがあります。

コミュニケーションが活発になりメッセージの量が多くなる場合には、注意が必要です。

ツールがたくさんある

チャットツールはたくさんあり、取引先にあわせてどんどん導入してしまうと、管理が大変になります。

参考

一元化ツール

Franz

<a href="https://meetfranz.com/services">Franz サポートされているアプリ</a> 

Rambox

<a href=" https://rambox.pro/#apps">Rambox サポートされているアプリのリスト

Station

<a href=" https://apps.getstation.com/#Communication___Collaboration">Station サポートされているアプリ

オール イン ワン メッセンジャー – Chrome ウェブストア

<a href="https://allinone.im/">All-in-One Messenger サポートされているアプリ</a> 

オールインワンメッセンジャーは、Chromeブラウザの拡張機能です。ブラウザにChromeを利用していない方は利用できません。

私はFranzを使用しているのですが、今回調べてみたところ、上のようにFranzの他にもアプリがあったので試してみようと思いました。